Good Practice
Digitaal opleidingsportfolio voor kwaliteitszorg
INHOlland, Fontys en Artez hebben in een SURF-project een online portal ingericht voor de ondersteuning van visitaties en interne kwaliteitszorg. Opleidingen plaatsen hierin zelfevaluatierapporten en bijbehorende documenten.
Wat was de aanleiding voor deze practice?
Aanleiding was de wens om kwaliteitzorg op een hoger plan te brengen door digitale ondersteuning. Hiervoor kon worden aangehaakt bij de ervaring van hogeschool ArtEZ uit een eerder SURF-project, DigOport-I.
Met welk doel is welk digitale tool ingezet?
In eerste instantie was het doel de kwaliteit van de opleiding te presenteren aan externe auditoren en in latere fase ook aan interne auditteams. Op den duur ontstaat zo een portfolio van alle opleidingen en eventueel andere organisatie onderdelen (Schools, lectoraten etc.). Dit kan een functie vervullen bij instellingsaccreditaties (transparantie van kwaliteit).
Belangrijke meerwaarde van de DigOport-tool in SharePoint is daarbij de transparantie en de toegankelijkheid (onafhankelijk van tijd en plaats samenwerken) van informatie gecombineerd met eenvoudig documentbeheer, én de mogelijkheid om gebruik te maken van audio en video bij het illustreren en onderbouwen van de kwaliteit van de opleidingen.
Wat heeft de practice opgeleverd voor docent(en) en studenten?
Betere presentatie van onderwijskwaliteit.
Docenten zijn er trots op dat hun opleiding aan auditoren op een mooie en overzichtelijke manier gepresenteerd wordt. Dit wordt ook bevorderd door de toevoeging van bijvoorbeeld afbeeldingen van de eigen onderwijspraktijk (INHolland). En in het kunstonderwijs van ArtEZ kan door het tonen van video’s, foto’s, audiofragmenten een beter beeld worden verkregen van de kwaliteit van afgestudeerden.
Goede ervaring met het werken aan onderwijskwaliteit in een digitale omgeving
Zowel docenten als opleidingscoördinatoren kunnen op relatief eenvoudige wijze het portfolio van de opleiding vullen door bijvoorbeeld documenten te plaatsen en aan teksten te werken. De documentatiefunctie van DigOport wordt als belangrijk meerwaarde ervaren voor het verhogen van de kwaliteit van het onderwijs.
Betere mogelijkheden voor begeleiding
De ervaring leert dat het digitaal opleidingsportfolio voor staf en managers een prima basis is om optimaal ondersteuning te kunnen bieden aan opleidingen. Doordat opleidingen al hun stukken digitaal beschikbaar stellen en die ook allemaal volgens dezelfde structuur indelen, is het relatief makkelijk om inzicht te krijgen in de opzet van de opleiding en de manier waarop gewerkt wordt aan kwaliteitsverbetering. Dit is niet alleen belangrijk in de fase van de voorbereiding van een accreditatie, maar ook bij het uitvoeren van onderwijsverbeteringprojecten zoals bijvoorbeeld het invoeren van een nieuw leerplan of projectonderwijs.
In deze fase van de ontwikkeling is DigOport nog niet bedoeld voor studenten.
Zijn er eveluatiegegevens beschikbaar, zo ja op:
https://www.surfgroepen.nl/sites/PortOtwee/deliverables/default.aspx?View=%7bD3CD95A0-8694-4456-9B72-CDA97119E8C9%7d&SelectedID=68
Als je deze practice opnieuw gaat gebruiken, ga je dan iets veranderen/bijstellen? Wat?
Elke instelling heeft een eigen scenario gevolgd waarin ervaringen zijn terug te vinden in nieuwe versies van DigOport. Bij INHolland is aan het eind van het project een derde versie tot stand gekomen naar aanleiding van ervaringen met eerdere versies. Nu wordt deze derde versie eerst toegepast: “Voorlopig passen we de site even niet aan”.
Bij Fontys ondersteunt DigOport nu alleen het accreditatieproces. Doorontwikkeling is gewenst op het gebied van de interne kwaliteitszorg, het document- en recordmanagement en procesmanagement. ArtEZ heeft DigOport doorontwikkeld en gebruikt het nu ook voor interne kwaliteitszorg. ArtEZ zou, als relatief kleine instelling, in een vervolg minder ambitieus inzetten op SharePoint mogelijkheden: “Het blijkt dat ondersteuning voor de ontwikkeling en het beheer van een SharePoint applicatie structureel nodig is. Dit vergt een expertise en inzet die bij de meeste, vooral kleinere HO instellingen niet aanwezig is. En SharePoint kun je beter niet gebruiken als documentmanagement systeem. Het systeem wordt wel als zodanig aangemerkt, en de documentmanagementfuncties zijn sterk verbeterd t.o.v. SharePoint 2003. Echter, zodra je documenten uit één SharePoint site wilt gebruiken in een andere site ben je, zonder programmeerwerk, sterk beperkt in de controle die je hebt over de weergave van materiaal uit die andere sites."
Wat zijn nog openstaande vragen waar je nog geen antwoord op hebt?
Heb je adviezen aan een docent die iets dergelijks wil gaan doen?
Elke hogeschool geeft adviezen vanuit de eigen ervaring en context:
Gebruik van INHolland-DigOport versie 3.0
|
Toepassing |
Tips |
|
Advies aan teams die visitaties en andere audits voorbereiden
|
Gebruik DigOport niet alleen voor het auditpanel maar laat het ook aan docenten zien. Gebruik het niet eenmalig, alleen bij visitaties, maar gebruik het als aanzet voor het opbouwen van een onderwijsportfolio. |
|
Techniek |
Tips |
|
Ontwikkeling |
Gebruik in documentlijsten geen mappen. Het is op verschillende gebruikersfora al opgemerkt dat de mappenfunctionaliteit binnen een documentmanagementsysteem een vreemd overblijfsel is uit de desktop wereld. Zodra je mappen gebruikt heb je weer minder controle over wat precies wel en wat niet wordt weergegeven op het moment dat je de inhoud van een lijst wilt tonen. |
|
Gebruik Telerik RADeditor om platformonafhankelijker te zijn voor eindgebruikers (bijv. FireFox browser op Windows en MAC platform) |
|
maak in plaats van Word gebruik van een html-editor vanwege de mogelijkheid om multimedia in te voegen |
|
Rechten toekennen |
Op niveau waar ook de verantwoordelijkheid voor inhoud ligt voor de inhoud. |
|
Externen (VBI en vertegenwoordigers werkveld) krijgen alleen toegang geven tot het publicatiedeel van het portfolio. |
|
Software (Sharepoint) |
Zorg dat gebruikers met beheerrechten (gebruikersondersteuning, functioneel beheer, sommige redacteuren) Internet Explorer 6.0 of hoger geïnstalleerd hebben. |
|
Ondersteuning |
|
|
Technisch, functioneel en inhoudelijk beheer ingericht. | Gebruik van ArtEZ-DigOport versie 2.1
Kick-off bijeenkomst met korte instructie voor redacteuren en andere gebruikers is nodig (kennismaking met portal, afspraken te maken voor gebruik) |
|
Een korte handleiding is voldoende indien gebruikers al bekend zijn met werken in Sharepoint. Indien dat niet het geval is, is een training van ongeveer 2 uur noodzakelijk. |
|
Expertise voor gebruik portal bij consultants (die 1 op 1 ondersteuning bieden aan de portfolioredacteuren is een vereiste. |
|
Externe inhuur van SharePoint expertise is haast onontkoombaar. Hiervoor is een raamcontract aan te bevelen. |
|
Zorg voor voldoende SharePoint expertise in de eigen organisatie om als goede opdrachtgever op te kunnen treden. Het is gemakkelijk in ICT projecten om je een oor aan te laten naaien. SharePoint nodigt daar haast nog extra toe uit door de slechte ondersteuning door Microsoft die ook aan de gecertificeerde implementatiepartners wordt geboden. |
Gebruik van Fontys-DigOport versie 2.0 (accreditatieportal)
|
Techniek |
Tips |
|
Ontwikkeling |
Maak een sjabloon dat bij implementatie ‘op maat ‘gemaakt kan worden. |
|
|
Biedt gebruikers de mogelijkheid de portal enigszins naar eigen inzicht in te richten, maar zorg wel voor uniformiteit. |
|
|
Gebruik geen mappen omdat filters niet op documenten werken die in mappen zijn opgeslagen. |
|
|
Gebruik de teksteditor van Word. Na opmaak wordt de tekst als webpagina (html) aan de externen gepresenteerd. |
|
Rechten toekennen |
Op niveau waar ook de verantwoordelijkheid voor inhoud ligt voor de inhoud. |
|
|
Externen (VBI en vertegenwoordigers werkveld) krijgen alleen toegang geven tot het publicatiedeel van de portal en niet de rest van de portal. Voorlopig is dat gerealiseerd door twee verschillende portals: een werkruime en een publicatieruimte. Een goede procedure incl. een korte instructie is noodzakelijk. |
|
Software (Sharepoint) |
Zorg dat gebruikers de juiste versie van Explorer 6.0 geïnstalleerd hebben. |
|
Ondersteuning |
|
|
Technisch, functioneel en inhoudelijk beheer ingericht. |
Beschikbaarheid, bereikbaarheid en expertise Functioneel Beheer, vijf dagen gedurende kantoortijden is cruciaal. |
|
Kick-off bijeenkomst voor alle projectleiders en auditors als start van het accreditatietraject (kennismaking met portal, afspraken te maken voor gebruik) noodzakelijk. |
|
Een korte handleiding is voldoende indien gebruikers al bekend zijn met werken in Sharepoint. Indien dat niet het geval is een training van een halve dag noodzakelijk. |
|
Expertise voor gebruik portal bij consultants (die 1 op 1 ondersteuning bieden aan de projectleider) is een vereiste. |
Demo: https://www.surfgroepen.nl/sites/PortOtwee/deliverables/default.aspx